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学会運営WEBシステム構築サービス

学会の参加登録・演題・査読・当日受付を、一つのシステムに。

学会・研究会の規模と運営方法に合わせて、必要な機能を組み合わせて構築します。

課題

こんな学会運営に心当たりはありませんか

参加者名簿・演題一覧・入金状況が、Excelとメールに分散している
査読依頼と採否連絡を、手作業のメールで回している
当日受付の行列と、参加証の印刷・封入に追われている
AiSpaceの強み

学会運営の実務に合わせて、現実的に構築します

必要な機能だけを組み合わせて導入

参加登録だけ、演題・査読だけ、といった部分導入に対応。既存の学会サイトを残した構成も可能です。

学会固有の運用を要件整理から支援

会員種別ごとの参加費、学会独自の査読フローなど、実務の細部を整理してから構築します。

参加登録からQR受付までデータが連動

登録・入金・参加証・当日受付が1つのデータでつながり、大会後の参加証明書発行やオンデマンド配信にも展開できます。

画面モックアップ

実務画面で見る、学会WEBシステム

各画面に対象ユーザー・利用シーン・解決する課題を掲載しています。

ドラッグ&ドロップ式タイムテーブル編集画面のモックアップ|プログラム委員会・運営が採択演題を会場×時間に編成し、競合を点検する場面。

未配置演題を会場×時間へドラッグ配置し、競合をその場で可視化します。

演者重複チェック画面のモックアップ|プログラム委員会・運営が採択演題を会場×時間に編成し、競合を点検する場面。

同一演者が同時刻に複数登壇する競合を自動検出します。

座長重複チェック画面のモックアップ|プログラム委員会・運営が採択演題を会場×時間に編成し、競合を点検する場面。

座長の掛け持ち競合を自動検出します。

会場・時間重複チェック画面のモックアップ|プログラム委員会・運営が採択演題を会場×時間に編成し、競合を点検する場面。

会場と時間帯のダブルブッキングを自動検出します。

公開前チェック画面のモックアップ|プログラム委員会・運営が採択演題を会場×時間に編成し、競合を点検する場面。

未配置・重複・時間超過を一括点検し、解消するまで公開を止めます。

QR受付画面画面のモックアップ|会期当日、受付・本人確認・整理券・名札発行を運用する場面。

QR参加証の読み取りで受付・本人確認・区分確認を高速化します。

受付状況ダッシュボード画面のモックアップ|会期当日、受付・本人確認・整理券・名札発行を運用する場面。

受付済み・未受付・来場数をリアルタイムに把握します。

今日の予定・お知らせ・各機能への入口を集約した参加者の起点画面です。

参加登録と連動したQR参加証をスマホに表示し、受付をスムーズにします。

ランチョン・整理券確認画面のモックアップ|受付・セミナー入場でQR参加証や整理券を提示する場面。

ランチョン等の整理券をスマホで確認・提示できます。

会場×時間のタイムテーブルをスマホで快適に閲覧できます。

抄録本文・著者・セッション情報をスマホで読みやすく表示します。

導入イメージ

規模と体制に合わせた、3つのモデルケース

※想定シナリオに基づくモデルケース(導入イメージ)です。特定の学会・団体の実績を示すものではありません。

導入の流れ

要件整理から公開・当日運用まで伴走します

標準的な導入期間の目安は1〜3ヶ月です(機能構成・お申し込み時期により変動します)。

1

ヒアリング

大会規模、参加者数、演題数、決済、査読、当日受付などを確認します。

2

要件整理・画面確認

必要な機能を整理し、画面モックアップをもとに認識を合わせます。

3

構築・テスト

参加登録、演題登録、査読、決済、メール、CSVなどを構築します。

4

公開・運用支援

公開後の問い合わせ対応、CSV出力、設定変更に対応します。

5

当日・大会後対応

QR受付、参加証明書、オンデマンド配信、アンケート等を支援します。

セキュリティ・サポート

安心してお任せいただくために

セキュリティ

通信はすべてTLS(SSL)で暗号化。パスワードはハッシュ化して保存し、事務局・査読者・参加者など役割ごとに権限を分離します。決済情報は当社サーバーで保持しない構成を標準とします。

サポート

公開後の設定変更・お問い合わせ対応、大会当日の受付運用を支援します(会場でのオンサイト対応は別途ご相談ください)。秘密保持契約(NDA)にも対応します。

FAQ

よくある質問

参加者規模やご利用機能の組み合わせによって変わるため、個別にお見積りしています。費用を左右する主な要素は次のとおりです。

  • 参加者数・演題数の規模
  • オンライン決済の利用有無
  • 査読・採否管理の複雑さ(査読者数、査読段階)
  • 当日受付(QR受付・ネームカード発行)の構成
  • 既存の学会サイトとの連携範囲

初期構築費と、公開期間中の保守・運用費に分けてご提示します。要件が固まっていない段階の概算のご相談も可能です。

カテゴリ

標準的な導入期間の目安は、要件整理から公開まで1〜3ヶ月です。機能構成(決済・査読の有無など)やお申し込み時期により変動します。大会日程から逆算したスケジュールをご相談時にお示ししますので、まずは開催予定時期をお知らせください。

カテゴリ

公開後の設定変更・お問い合わせ対応、CSV出力などの運用を支援します。大会当日はQR受付などの受付運用をサポートします(会場でのオンサイト対応は別途ご相談ください)。

カテゴリ

構築するシステムでは、次の対策を標準としています。

  • 通信はすべてTLS(SSL)で暗号化します
  • パスワードはハッシュ化して保存し、平文では保持しません
  • 事務局・査読者・参加者など役割ごとに権限を分離します
  • 決済情報は当社サーバーで保持せず、決済代行会社側で処理する構成を標準とします

データは定期的にバックアップし、契約終了時にはご希望に応じてデータの返却または削除を行います。秘密保持契約(NDA)の締結や、セキュリティに関するご質問への回答にも対応しますので、ご相談ください。

カテゴリ

可能です。既存サイトを活かしつつ、参加登録・演題登録・査読などの機能だけを追加する構成も、全体を再構築する構成もご提案できます。

カテゴリ

できます。必要な機能だけを切り出して構築できます。後から段階的に機能を追加することも可能です。

カテゴリ

クレジットカード・コンビニ・請求書払いなどに対応できます。入金状況は参加登録・領収書発行と連動します。

カテゴリ

入金情報に基づき、領収書・参加証・参加証明書をオンラインで発行・再発行できます。

カテゴリ

まずは、いまの運営方法をお聞かせください

要件が固まっていない段階のご相談も歓迎です。通常2営業日以内にご返信します。