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学会運営WEBシステム構築サービス

学会運営のWEB業務を、受付前から大会後まで一気通貫で支えます

AiSpace 学会WEBシステムは、単なる学会ホームページ制作ではありません。受付前の参加登録から、演題・査読・採否、プログラム編成、当日のQR受付、大会後のオンデマンド配信・アンケートまで、学会運営のWEB業務を一気通貫で支えるサービスです。

課題

Excel、メール、手作業に分散した学会運営を整理します

参加登録と入金管理が別々になっている
演題登録、査読、採否通知がメールとExcelに分散している
プログラム編成時に演者や座長の重複確認が大変
領収書、参加証、参加証明書の発行に手間がかかる
当日受付の混雑や未入金確認に不安がある
参加者に最新プログラムや会場変更を伝えにくい
スマホで見やすいプログラム・抄録導線がない
学会ごとの個別対応が多く、既存パッケージでは合わない
推し機能 / プログラム編成

プログラム編成まで、Excelから解放します

ドラッグ&ドロップ式タイムテーブル編集、演者・座長・会場・時間の重複チェック、公開前チェック。演題・座長・会場・時間帯の競合をその場で可視化し、公開前に未配置・重複・時間超過を一括チェックします。

推し機能 / スマホ参加者画面

参加者が当日使いやすいスマートフォン画面

参加証、プログラム、抄録検索、お気に入り、会場案内まで。参加者が必要な情報にすぐアクセスできるスマートフォン対応画面(PWA対応イメージ)を用意できます。

推し機能 / QR受付

QR参加証で、当日受付をスムーズに

参加登録情報と連動したQR参加証により、受付、懇親会、ランチョンセミナーなどの確認業務を効率化できます。

機能

参加登録から大会後対応まで、必要な機能を組み合わせて構築

必要な機能だけを切り出して、現実的な構成で段階的に構築できます。

大会公式サイトを、運営システムと地続きで

開催概要・プログラム・参加案内・お知らせを、運営システムと同じ基盤で公開。サイトと登録・抄録が分断されません。

参加区分・オプション・入金まで、登録を一本化

参加区分の選択からオプション、決済、確認メールまでをWeb上で完結。入金状況と登録情報が常に紐づきます。

クレジット・コンビニ・請求書払いに対応

参加費・オプション費のオンライン決済に対応。入金結果を参加登録・領収書発行と連動させます。

領収書・参加証・参加証明書をオンライン発行

入金情報をもとに、領収書・参加証・参加証明書をマイページから発行・再発行できます。

参加登録と連動したQR参加証をスマホに

参加登録情報と連動したQR参加証をスマートフォンに表示。当日受付やセミナー入場の確認に使えます。

抄録・共著者・COI・ファイルまで一括登録

演題情報・抄録本文・共著者・利益相反・発表ファイルを一画面の流れで登録。修正期限内の再編集にも対応します。

集まった抄録を、査読・編成・公開へ

登録された抄録を一覧・検索・修正履歴つきで管理し、査読・採否・プログラム編成・WEB抄録へ引き渡します。

査読依頼・割当・評価・進捗を一元管理

査読者への割当、評価・コメント入力、COI確認、進捗管理までをWeb上で。メールとExcelの往復をなくします。

査読結果から採否判定・通知までを支援

査読結果をもとに採否を判定し、区分(口演・ポスター等)の割り当てと通知までを管理します。

登壇依頼の諾否・プロフィール・発表データを回収

採択演者・指定演者への登壇依頼、諾否回答、プロフィール、発表データ提出を一元管理します。

セッション構成からタイムテーブルまで

採択演題をセッションへ束ね、会場・時間に配置し、座長・演者を割り当てて大会プログラムを組み上げます。

Excelでのプログラム編成から、重複チェック付きの画面編集へ

未配置演題リストと会場×時間のタイムテーブルを左右に並べ、ドラッグ&ドロップで直感的に配置。配置のたびに競合を可視化します。

画面モックアップ

実務画面で見る、学会WEBシステム

カテゴリとデバイス種別で絞り込めます。各画面に対象ユーザー・利用シーン・解決する課題を掲載しています。

未配置演題を会場×時間へドラッグ配置し、競合をその場で可視化します。

同一演者が同時刻に複数登壇する競合を自動検出します。

座長の掛け持ち競合を自動検出します。

会場と時間帯のダブルブッキングを自動検出します。

未配置・重複・時間超過を一括点検し、解消するまで公開を止めます。

QR参加証の読み取りで受付・本人確認・区分確認を高速化します。

受付済み・未受付・来場数をリアルタイムに把握します。

今日の予定・お知らせ・各機能への入口を集約した参加者の起点画面です。

参加登録と連動したQR参加証をスマホに表示し、受付をスムーズにします。

ランチョン等の整理券をスマホで確認・提示できます。

会場×時間のタイムテーブルをスマホで快適に閲覧できます。

気になるセッションをお気に入り登録し、自分の予定を作れます。

対象者

関係者ごとに、必要な画面を用意します

参加者

登録、決済、QR参加証、領収書、WEB抄録、スマホプログラム

演者

演題登録、修正、採否確認、登壇者情報入力

査読者

査読依頼、評価入力、コメント、進捗確認

事務局

参加者管理、演題管理、入金管理、メール配信、CSV

運営会社

大会ごとの設定、進捗確認、当日受付

プログラム委員

採否、セッション構成、プログラム確認

導入の流れ

要件整理から公開・当日運用まで伴走します

1

ヒアリング

大会規模、参加者数、演題数、決済、査読、当日受付などを確認します。

2

要件整理・画面確認

必要な機能を整理し、画面モックアップをもとに認識を合わせます。

3

構築・テスト

参加登録、演題登録、査読、決済、メール、CSVなどを構築します。

4

公開・運用支援

公開後の問い合わせ対応、CSV出力、設定変更に対応します。

5

当日・大会後対応

QR受付、参加証明書、オンデマンド配信、アンケート等を支援します。

学ぶ

学会WEBシステムを学ぶ

公式サイトと運営システムの関係、公開範囲、更新体制を最初に整理することが、後工程の手戻りを防ぎます。

参加区分・割引・オプション・決済・入金管理・領収書発行の連動が、参加登録システムの最低ラインです。

収集項目・修正期限・COI・ファイル要件を先に固めることが、移行後の混乱を防ぎます。

割当・回収・集計をメールで行うと、未提出把握と督促に手間がかかり、遅延が生じます。

決済と入金・領収書が連動すると、消込と再発行依頼の対応が大きく減ります。

QR参加証の読み取りで、受付・本人確認・区分確認・整理券確認をまとめて高速化できます。

FAQ

よくある質問

可能です。既存サイトを活かしつつ、参加登録・演題登録・査読などの機能だけを追加する構成も、全体を再構築する構成もご提案できます。

カテゴリ

できます。必要な機能だけを切り出して構築できます。後から段階的に機能を追加することも可能です。

カテゴリ

クレジットカード・コンビニ・請求書払いなどに対応できます。入金状況は参加登録・領収書発行と連動します。

カテゴリ

入金情報に基づき、領収書・参加証・参加証明書をオンラインで発行・再発行できます。

カテゴリ

はい。参加登録と連動したQR参加証をスマートフォンに表示でき、当日のQR受付に活用できます。

カテゴリ

今日のプログラム・タイムテーブル・セッション詳細・抄録検索・お気に入り・会場マップなどをスマートフォンで閲覧できます。

カテゴリ

はい。アプリストア配布を前提とせず、スマホ対応WebやPWA対応イメージとして参加者向け画面を提供する構成を基本としています。

カテゴリ

登録された演題をそのまま査読・採否・プログラム編成へ引き渡せます。転記作業は発生しません。

カテゴリ

次の学会WEB運営について、まずはご相談ください

参加登録だけ、演題登録だけ、既存サイトの改修、システム全体の再構築まで。大会規模や運営体制に合わせて、現実的な構成をご提案します。